Motivational speaking. Branża spotkań z dodatkową motywacją

Każdego dnia ludzie poszukują inspiracji, motywacji, czy po prostu nabrania wiatru w żagle. Niestety niewiele osób posiada zdolność samo-motywacji. Zdecydowana większość potrzebuje wsparcia kogoś z zewnątrz.

Branża event marketingu jest pełna ludzi z ogromnymi pokładami motywacji, dla których realizacja coraz to nowych wydarzeń, sama w sobie jest wielką inspiracją. Umiejętność poszukiwania inspiracji w sobie, wyłapywania pozytywnych bodźców z codziennych doświadczeń, dających siłę do systematycznego wysiłku w celu osiągnięcia wyznaczonego celu, to bardzo rzadki dar. Jednak ludziom branży spotkań także potrzebny jest dodatkowy bodziec, który sprawi, że z zaangażowaniem, wiarą w zwycięstwo, pozytywnym nastawieniem staną do walki z codziennymi, nieraz małymi, a czasami naprawdę dużymi wyzwaniami losu.

Tu naprzeciw wychodzi nam motivational speaking. To nic innego jak inspirujące wystąpienia, wykłady, prelekcje. Dzięki którym ludzie pracujący na każdym szczeblu branży mają szansę zostać popchnięci do przodu, wizją pozytywnej przyszłości, wiary w sukces, w zwycięstwo i osiągnięcie zamierzonych celów.

Motivational speaking to tylko jedno z narządzi, które znajduje swoje zastosowanie w przemyśle spotkań. Znaczące efekty przynoszą też zastosowanie modelu pozytywnego przywództwa, czy performance consultingu.

- Nigdy nie zgodzę się ze sceptykami, którzy twierdzą, że to jedynie strata czasu i lepiej ten czas w pełni poświęcić na codzienną pracę, zamiast szukać jakichś dodatkowych motywacji. Jako ludzie przemysłu spotkań musimy się motywować. Słuchając innych rozwijamy się. Tak samo z punktu widzenia zarządzających firmami, jak i pracowników – powiedziała nam Agnieszka Słowik, prezes agencji Flower Travel.

Metod motywacji jest wiele. Od klasycznych finansowych, po chociażby te polegające na pokazaniu większego celu. – Finansowe motywacje wbrew pozorom nie są tak krótkowzroczne jak się mówi. Warunkiem jest tylko odpowiednie skonstruowanie systemu wynagrodzeń. W taki sposób by wynagradzać tych najciężej pracujących i zaangażowanych w proces. Sposoby poza-finansowe wymagają dużej sprawności managerskiej. To wyróżnianie najlepszych pracowników, komunikowanie tego, co dzieje się w firmie i pokazanie, jak dużą zasługą jest to właśnie osób w niej pracujących. Wbrew pozorom ludzie lubią być wyróżniani – stwierdził Wojciech Herra, właściciel Wojciech Herra Performance Consulting.

Wielkim zagrożeniem dla utrzymania odpowiedniego poziomu motywacji jest rutyna. - Przede wszystkim trzeba szukać wyjścia z tej sytuacji. Nawet w sporcie, codzienny trening, czyli jednak w pewnym sensie, codzienna rutyna sprawia, że nasze ciało i nasz umysł przyzwyczajają się do danych obciążeń. To samo dotyczy, zadań w pracy eventowej. W związku z tym potrzebujemy nowych rzeczy i bodźców, które będą nas stymulować i pozwolą nam się wyrwać z tej rutyny – powiedziała nam psycholog sportu, Dominika Zapotoczna z psychologiasportu.pl. Ostatnio często polecane jest zastosowanie teorii mindfulness, czyli szczególnego rodzaju uwagi: świadomej, nieosądzającej i skierowanej na bieżącą chwilę. - Ja osobiście zdecydowanie bardziej cenie sobie mowy, z których jestem w stanie wynieść tę jedną myśl, która mi się przyda i mnie pokieruje. Kiedy znajdziemy w momencie swojego życia, czy swojej pracy, w którym mamy już coś znaczącego, powiedzmy własną firmę musimy poszukać inspiracji do tego, by to nasze osiągnięcie nie stało się ciężarem. Sęk w tym żeby mieć pomysły, jak dalej na tym budować – stwierdziła Agnieszka Słowik.

Motywacja ze sportu

Motywatorzy w swoich przesłaniach często odwołują się do modeli zaczerpniętych z zawodowego sportu. Przekładanie ich na środowiska biznesowe, w tym MICE przynosi dobre rezultaty. Kluczowym aspektem jest skupienie się na celu. Zawodowi sportowcy muszą potrafić skupić się na celu dalekosiężnym. Przykładem mogą być Igrzyska Olimpijskie, które są w perspektywie kilku lat. - To mnóstwo czasu, a jednocześnie każdy dzień treningowy, każde zawody mają znaczenie dla finalnego efektu. Łatwo wtedy zgubić koncentrację, zmęczyć się psychicznie, a nawet poddać. Konieczne jest wspieranie tej motywacji. To rola managera. Pokazywanie finalnego celu i przypominanie o jego wadze i znaczeniu – dodaje Wojciech Herra.

Niestety często w praktyce się o tym zapomina i w zbyt dużej mierze skupia na codziennym gonieniu celów i koncentrowaniu na wynikach krótkofalowych. To też ważne, ale tak jak w sporcie istotne jest spojrzenie na biznes i rozwój w perspektywie kilku, kilkunastu miesięcy.

Praktyka branży eventowej, która w trakcie realizacji ma sporą dynamikę, sprawia, że oczywiście pojawią się błędy, kolokwialnie zwane wpadkami. W takim przypadku psychologowie podpowiadają, że trzeba jak najszybciej o tym zapomnieć. Koncentrowanie się na blamażu sprawia, że narażamy się na kolejne potencjalne pomyłki. - Sportowcom powtarza się, żeby pamiętali, że zawody kończą się dopiero po ostatnim gwizdku, czy po przekroczeniu linii mety. Ich wpadka, słabsza próba, czy nieudane zagranie nie zepsują niczego, jeżeli to końcowy wynik będzie korzystny, to bodziec pomagający im zapomnieć o nieudanym zagraniu i jak najszybciej skoncentrować się na kolejnych. Tak samo jest w przypadku eventowców. Nawet, jeżeli w trakcie danej realizacji przydarzyła nam się mała wpadka, przecież wszyscy się mylimy. To wcale nie oznacza, że odbiór całego wydarzenia będzie negatywny. Wiedząc to, przykładowy realizator, który wyświetlił złą planszę szybko poradzi sobie z trudną sytuacją – powiedziała psycholog sportu, Dominika Zapotoczna.

W sytuacjach stresu podczas realizacji eventowej, emocje nie są dobrym doradcą. Psychologowie polecają ćwiczenia oddechowe, które można wykonywać zawsze i wszędzie, świetnie obniżają napięcie. Zamiast nastawienia emocjonalnego, należy przestawić się na realizację zadania koncentrując się na drobnych krokach w ramach teorii baby steps. Czyli dochodzenia do realizacji danego projektu, krok po kroku.



- Zdarzają się mówcy, którzy robią dobre wrażenie, rzucają anegdotki jak z rękawa i bardzo się podobają uczestnikom. Zauważyłam, że z takich spotkań ludzie wychodzą tacy nabuzowani i z dodatkową energią. Jednak problem w tym, że to efekt krótkotrwały bez konkretnego przesłania, które zostaje w pamięci. Podoba mi się biznesowe podejście w mowach motywacyjnych pana Herry. W przeciwieństwie do wielu innych mówców jego wykład, w którym miałam okazję uczestniczyć przy okazji spotkania Travel Bidder był osadzony w realiach – opowiedziała Agnieszka Słowik.

Model pozytywnego przywództwa

Istotą pozytywnego przywództwa dla przemysłu spotkań jest połączenie woli walki i dążenia do sukcesu z konkretnymi wynikami biznesowymi. Model pozytywnego przywództwa to system rozwoju liderów wzmacniający ich nastawienie na sukces i dążenie do osiągania założeń, poprzez budowanie w zespołach atmosfery wzajemnego wsparcia i czerpania z różnorodności doświadczeń. To m.in skupienie się na zwycięstwach i ich analiza, zamiast skupiania się na porażkach, z których możemy wyciągnąć wiele lekcji, ale na pewno nie to, w jaki sposób wygrać. Model sprawdzi się wówczas, gdy lider i pracownicy wezmą wzajemną odpowiedzialność za wynik. Gdy zrozumieją, że działania każdej osoby, od prezesa, accountów po dział realizacji, grafików i techników prowadzą do jednego celu.  - Najczęściej definiujemy ten cel przez pryzmat zadowolenia klienta i rentowności pracy z nim, czyli po prostu dobrej kondycji finansowej firmy. Jeśli więc mamy odnieść model konkretnie do branży MICE to na pewno kluczowe jest, aby każdy w organizacji znał, rozumiał i identyfikował się z celem firmy, wykonywanymi projektami, przeprowadzanymi realizacjami i udanymi wydarzeniami. By rozumiał swoją rolę. Zarówno korzyści, jakie przynosi i konsekwencje, jakie może spowodować. Oraz żeby czuł, że potrafi tego dokonać. To wielka rola lidera i managerów, bo od nich wychodzą komunikaty o celach – twierdzi Wojciech Herra.

Ważna jest też wzajemna współpraca w zespole, chęć do pomocy. Także wymaganie od siebie nawzajem. W jak wielu organizacjach pracownicy tego samego szczebla dyscyplinują się, aby osiągać lepsze efekty. - Przecież to dzieje się chociażby w sporcie, gdzie zespół, aby wygrać wymusza na swoich członkach jak największa zaangażowanie. W biznesie, a szczególnie w branży MICE jesteśmy jeszcze daleko od takiego stanu rzeczy – dodaje Wojciech Herra.

Jeśli chodzi o narzędzia w tym zakresie to są one bardzo proste. Przede wszystkim modele wzajemnego budowania zaufania do celów i do siebie nawzajem. Aby to osiągnąć konieczne jest umiejętne prowadzenie spotkań. Tych o strategicznym znaczeniu, taktycznych jak i codziennych. Warto zadać sobie pytanie, czy po takim spotkaniu wszyscy jego uczestnicy: znają cele i faktycznie się z nimi identyfikują, czy dyskutują i czasem nawet nie zgadzając się na wzajem ze sobą, czy ustalenia strategiczne są odpowiednio przekazywane pozostałym pracownikom, czy po spotkaniach statutowych wszyscy wiedzą w jakim momencie realizacji celu są, czy znają swoje najważniejsze zadania na najbliższy tydzień i czy na kolejnym spotkaniu będą na wzajem rozliczać się z ich wykonania. I w drugą stronę, czy kluczowi managerowie wiedzą o działaniach swoich ludzi. Co pozwoli odpowiedzieć na pytanie czy mają odpowiedni system raportowania. 

Generalnie sam model pozytywnego przywództwa dla branży spotkań nie różni się znacząco, od innych branż. - Stara prawda mówi, że człowiek nie potyka się o góry, ale o kretowiska. Złożoność procesu realizacji wydarzenia dla klienta jest tak duża, że drobny błąd w kosztorysie, harmonogramie itp. może kosztować całą firmę stres, a w najbardziej skrajnych przypadkach utratę pieniędzy lub prestiżu. Dbałość o szczegóły i podejście do realizacji projektów to przecież zadanie lidera. Choć należy przyznać, że co do zasady we wszystkich branżach jest to konieczne. Niemniej jednak w samym evencie trudno coś zamarkować i ukryć. Wszystko widoczne jest jak na dłoni – stwierdził Wojciech Herra.

Rzeczy niewypowiedziane nie istnieją

W ostatnim czasie coraz mocniej zaistniały też narzędzia, które pozwalają na zwiększenie wyników efektywności i sprzedaży. Performance consulting to doradztwo nastawione na wyniki. Ta strategia zakłada wsparcie klientów w przejściu drogi, od określenia strategii do osiągnięcia wymiernych rezultatów biznesowych. Bo jak twierdzi Wojciech Herra, strategia, egzekucja i osiągnięcie sukcesu to jedność. - Jest to o tyle kluczowe, że często widzimy jak nasi klienci gubią z oczu cel i zamiast dążyć do osiągnięcia nieprzeciętnych wyników gubią się gasząc codziennie pojawiające się pożary. W trudnych czasach zawirowań gospodarczych, w dobie kryzysu firmy często potrzebują odświeżenia, niekiedy uporządkowania strategii tak, aby była ona przejrzysta, czytelna i zrozumiała dla każdego z członków organizacji. A co najważniejsze, aby wynikające z niej cele operacyjne były atrakcyjne, a ich realizacja uskrzydlała poszczególnych pracowników oraz całe zespoły.

Kolejnym narzędziem, które może znaleźć szersze zastosowanie w branży spotkań jest system sprzedaży profesjonalnej.

Jest to kompleksowe rozwiązanie dla osób, które zajmują się pracą z klientem, w tym głównie pozyskiwaniem i obsługą. W dużej mierze odpowiada na dwa pytania: jak skutecznie pozyskiwać nowe biznesy, oraz jak skutecznie sprzedać uzyskując na tym odpowiednią marżę, jednocześnie budując odpowiednią lojalność tego klienta by chciał do nas wracać.

- W branży MICE, która w wielu przypadkach pracuje na modelu przetargów, to może być skuteczne, ale też trudne do wdrożenia. Cała idea wygrywania sprzedaży opiera się właśnie o to by dziś być u tego klienta pierwszym i jeśli to możliwe skłonić do tego by kupił u nas – opowiedział Wojciech Herra.

Dziś wielu klientów zadaje sobie pytanie, czemu mam płacić różne stawki za usługę, która wygląda niemal identycznie, po czym wybiera najtańszą. Przede wszystkim należy zdiagnozować te mikro różnice. Po drugie, konieczne jest powiedzenie tego klientowi, bo rzeczy niewypowiedziane nie istnieją. Po trzecie, w całym procesie analizy jego potrzeb pokazanie tego, że mikro różnice na daną korzyść faktycznie mogą mu pomóc.

Na pewno niezmienną mikro różnicą, na jaką zwracają uwagę specjaliści jest proces obsługi klienta. Przy obecnej świadomości odpuszczenie tego parametru skazuje firmę na przegraną. Jednym z podstawowych błędów sprzedaży jest skupianie się na tym, aby nasz produkt, usługa były wyjątkowe, niesamowite, najlepsze itd. Zapominamy przy tym, że cały proces pracy z klientem: kontakt z nim, budowanie relacji, zapewnianie o tym, że rozumiemy też jego cele jest szalenie ważny.

- Z dotychczasowego doświadczenia, to najbliżej tematu MICE mamy kilka kompleksów hotelowych, które przede wszystkim podjęły decyzję o zmianie podejścia do sprzedaży na aktywną. Zatrudnili prawdziwych aktywnych handlowców, którzy mieli za zadanie penetrować rynek. W skali roku przynosiło to kilka do kilkunastu dodatkowych realizowanych projektów – stwierdził Wojciech Herra.

Autor: Michał Dzida - MICE Poland